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マイナンバー制度、よりリスクを軽減する取得の方法

2015.06.30

 今年の年末調整時に扶養控除等申告書と保険料控除証明書を例年どおり社員から回収する、というイベントがあるので、その時に合わせ、既存社員から通知カードのコピーと年調関係の2種類の書類にマイナンバーを記載してもらったものを回収しよう、と考えられている企業様も多いかと思います。

年末調整の書類にマイナンバー12桁を記載する欄が追加されるからそちらに記載する、と考えるのが普通だと思いますが実は別の発想があります。

年末調整関係で守るべきルールとしては、源泉徴収票にマイナンバー12桁が入っているかがポイントとなりますので、今年の12月の年末調整書類にマイナンバーは記載せず、通知カードのコピーだけで会社は番号を確認し、正しく給与計算システム等に12桁を入力し、社員マスタに正しい12桁が入っていればOKとなります。

当然12桁の入力が完了すれば通知カードのコピーはシュレッダーです。
 

翌年以降は番号が変更になった社員のみその都度もしくは年末調整時に新しい番号のカードコピーを提出してもらうこととし、それ以外の社員は前年と同じ番号で処理する、というルールにより、年調書類の紛失や書類からのマイナンバー漏洩リスクが減るものと思われます。

それを実現するには、今年の12月に通知カードからシステムへ正しい12桁を入力できているかどうががポイントとなりますので、今年は特に、システムへ入力する時にダブルチェック体制で望んでもよいのではないでしょうか。
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