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マイナンバー、超原始的な取得~廃棄まで

2015.05.05
マイナンバーへの過剰な対応しなくても少人数の企業様ならこれで十分ではないか、と思うことを書かせていただきました。

【取得】

マイナンバーを従業員から取得するときは、取扱事務担当者が一人ずつ本人と直接お会いし、本人へ利用目的が書かれた文書を渡して説明する。

 通知カード記載の氏名・住所・生年月日・性別の内容から本人のものであることを確認した上で、通知カードに記載されている番号をその場で取扱事務担当者のノートに記入するか、通知カードのコピーもしくは個人番号カードの番号記載面のコピーを回収する。(両面でも別に問題ありません)

そして、そのノートやコピーを、鍵がかかるアタッシュケースに入れて会社に持ち帰る。

 

【保管】

会社に戻ったら、そのノートやコピーを会社内で最も安全と思われる銀行印を保管している金庫に入れて保管しておく。

 

【利用】

源泉徴収票作成や労働保険・社会保険の手続き等が発生する都度、金庫から該当者情報を取り出して、その書類に手書きで記入。記入後、誤った番号を書いていないか、社長か取扱統括責任者にダブルチェックのために確認してもらう。

ちなみに、書類作成場所は、社長室等、他の人が容易に入って来にくい場所を選ぶ。

 

【保管】

書類作成後は金庫へ再度戻す。

 

【利用】

役所へ提出する際、郵送が心配であれば鍵がかかるアタッシュケースに提出書類を入れ、無事に役所へ到着することに集中し、手続きを完了させる。郵送であれば、発送記録ノートのようなものを作成し、〇月〇日〇〇役所、〇〇の郵送、と記入し、配送記録を確認できる手段で郵送しておく。

 

【廃棄】

退職者が発生した時は、その者に関連する書類を集めておき、年調関係は7年、健康保険関係は2年、雇用保険関係は4年等法定保管期間ごとでまとめておき、金庫に入れ保管しておく。


 その後、毎年の年度末か、36協定提出時期や健康診断時期など、毎年の恒例行事の時に合わせて廃棄すべきものを確認し、シュレッダーか焼却炉へ持ち込み廃棄を完了させる。


 およそこんな感じになろうかと考えています。

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