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マイナンバー、そこまでやったらいいんかい。

2015.05.03
マイナンバーの取扱の中でわかりにくいのが安全管理措置。

大阪弁で言うと「どこまでやったらええねん。。。」

社労士事務所は100人以下でも特例は適用されず大企業並みの対策が求められます。

本当のところ、どこまでやったらいいのか、ということで、同業者仲間で語り合っている方も多いのではないでしょうか。

例えば、【物理的】安全管理措置として、マイナンバーを取扱う事務を行う場所をパーテーションで区切る、鍵がかかる部屋を別に設置しその中でしか取り扱わない等、ガイドラインである程度イメージができるレベルで方向性が示されていますが、あくまで方向性だけなので、結局どこまでやったらええねん、という話になっています。

ここで一つ取り上げてみましょう。

個人で開業している社労士のみの一人事務所。そもそも取扱事務担当も責任者も同じ社労士先生のみ。

この場合は、わざわざ事務所内をパーテーションで区切ったり、あえて別の部屋をつくる必要はありません。
そもそも事務所に入退室する際のカギでセキュリティーをかけ、それ自体を安全管理措置にしている、と決めて、それをルールとして取扱規程にして文面化し、マイナンバーの利用等に関する記録(例えば、給与支払報告書の役所への発送記録をノートに手書き)をつけ、履歴がわかる状態をつくっておく、ということになります。

(ドアを開けたらパソコン画面まで見える、ということがないよう、壁を背にした位置で事務を行うことは必要かと思いますが。。。)

ポイントとしては、
1.「マイナンバーの取扱をこのようにしていきます」と決めてしまう。
2.決めた内容を取扱規程に盛り込む。
3.マイナンバーの利用や廃棄等についての記録を取り、あとで履歴が追跡できる状態にする。

この3つを押さえておくと分かりやすくなります。


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